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Gerencie remotamente sua equipe de marketing: Dicas de como estamos lidando com o home office

Gerenciar equipes remotas é tudo, menos fácil. Há muita distância entre vocês. O negócio é que um relacionamento profissional requer tanta dedicação e afinação quanto um relacionamento romântico para que ele funcione. Isso vale duas vezes para a crescente tendência do trabalho remoto que tomou o mundo nas últimas semanas por conta do COVID-19. Por isso, fique atento nas dicas a seguir sobre ferramentas para gerenciar sua equipe de marketing e manter o alinhamento das suas demandas no período de home office:

1-Ferramentas para ligação em vídeo
Se você e sua equipe precisam de uma plataforma para desenvolver reuniões, ou talvez um ambiente para dar aulas e treinamentos online, ferramentas que te permitem criar videoconferências é a solução, por isso, indicamos as seguintes ferramentas:

-Google Hangouts
Apesar de comumente usados individualmente para chamadas entre apenas duas pessoas, o Google Hangouts também pode ser aplicado em ambientes corporativos. Ele conta com vídeo em alta qualidade, assim como recursos de texto e chat. O Google Hangouts é integrado ao Google+ e Gmail.

– Skype
Você provavelmente já conhece o Skype, a plataforma de comunicação adquirida pela Microsoft em 2011. O Skype conta com excelente qualidade em suas chamadas de áudio e vídeo. Além disso, também é possível comunicar-se através de texto e até compartilhar artigos enquanto está em uma chamada. Fora isso, também é possível iniciar compartilhamento de tela durante as chamadas.

– Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação muito utilizado em empresas e Startups. Além de transferência de arquivos e criação de conversas em grupo ou individuais, ele também conta com recursos de chamadas tanto em áudio quanto em vídeo. Estas chamadas podem ser iniciadas tanto pelo seu aplicativo para iOS e Android quanto na plataforma Web.

2-Ferramentas para organização
O gerente da equipe de marketing, é, em essência, um malabarista. Independentemente do tamanho da equipe, cabe a ele manter tudo sob controle. Quando se trata de trabalhar com equipes remotas, a ideia principal é que você precise permitir horários flexíveis e ainda manter a consistência, ou seja, um plano concreto é essencial, mas você deve estar aberto para ajustar estratégias ao mesmo tempo.
Por esse motivo, é melhor você fazer amizade com ferramentas de gestão de tempo e de tarefas. Na Neoplan, nós utilizamos as ferramentas a seguir para nos mantermos em conexão os trabalhos da equipe:

-Toggl Plan
O Toggl Plan permite manter informações importantes em um só lugar, sempre acessíveis às partes interessadas. Se você está planejando para a próxima semana ou seu próximo grande projeto, terá uma visão geral clara do que precisa ser feito quando. É possível adicionar listas de verificação e memorandos, fazer upload de arquivos, definir marcos e atribuir tarefas a várias pessoas para tornar a colaboração rápida e fácil.

-Trello
O Trello é o jeito fácil, grátis, flexível e atrativo de gerenciar seus projetos e organizar tudo. A interface do Trello é especialmente útil para trabalhos em equipe. Os “Boards” podem ser compartilhados com qualquer um com cadastro no Trello, e as pessoas podem ser marcadas em múltiplos cartões. Por exemplo, é possível determinar as funções de cada membro da equipe de trabalho ao marcá-lo em um “Card” diferente, de modo que todas as pessoas daquele “Board” estejam cientes sobre o que cada um está trabalhando no momento – um ótimo jeito para monitorar o que todos estão fazendo.

-Asana
Asana é a plataforma de gerenciamento de trabalho que as equipes usam para permanecer focadas nas metas, projetos e tarefas diárias que fazem crescer o negócio. Planeje e estruture os trabalhos da forma que fizer mais sentido para você. Defina prioridades e estabeleça prazos, compartilhe detalhes e atribua tarefas. Tudo isso num único lugar.

3-Ferramentas para metrificar os resultados que estão sendo gerados
É importante entender como os demais membros de sua equipe se comportam e o que você pode esperar deles. Durante esse período de aprendizado, você precisa ser paciente, entretanto, é crucial metrificar os resultados para entender onde estão os erros e acertos. Uma das maneiras que você pode metrificar é com ferramentas de tempo, segue algumas dicas a seguir:

-Toggl
Essa é uma outra versão do Toggl Plan. O Toggl é uma ferramenta especializada em fazer time tracking, ou seja, controle de horas. Ela pode ser usada para qualquer tipo de atividade, mas funciona muito bem para quem trabalha com marketing. Ela oferece uma série de planos, sendo que o básico é gratuito e já nos permite criar projetos e equipes para trabalhar neles. Além disso, oferece relatórios simples, porém, bastante claros sobre as horas trabalhadas. Todos os seus dados ficam armazenados na nuvem, sendo possível utilizar a mesma conta na web, smartphone, desktop ou até mesmo no seu smartwatch.

-Hashtrack
Hashtrack nada mais é do que uma plataforma de Timesheet Online, onde há um sistema de controle de horas trabalhadas em cada atividade, em um projeto ou na rotina de trabalho, por cada funcionário. O apontamento de horas é feito de forma automática, o funcionário só precisa ligar o timer quando começar a realizar uma atividade e lembrar de desligá-lo quando fizer uma pausa ou terminá-la. Ao adotar esse modelo de controle de horas você tem acesso a diversos relatórios de desempenho, por projeto, atividades ou funcionários. Essas informações te dão uma visão completa do negócio e da equipe, que pode ser usado de forma estratégica para melhorar a gestão.

-Timecamp
Uma ferramenta que ajudará seus funcionários a tornarem-se mestres de seu tempo. Confira o que sua equipe está trabalhando com apenas um clique. O sistema atribuirá automaticamente atividades a processos de negócios.

4-Ferramentas de compartilhamento de arquivos
A demanda por compartilhamento de arquivos em home office pode triplicar, por isso, é importante conhecer ferramentas que podem te auxiliar nessa questão, afinal, e-mails tem limite de armazenamento, independente do provedor de dados, seja no tamanho da caixa, das mensagens, do número de envios por minuto ou tamanho do anexo, além de que, encontrar um arquivo no meio de inúmeras mensagens pode se tornar uma tarefa improdutiva. Por esse motivo, segue lista com algumas ferramentas online e gratuitas que facilitam o compartilhamento de arquivos, sem investimento inicial.

-Dropbox
O Dropbox também é uma ferramenta de armazenamento, podendo substituir qualquer outra mídia na troca de arquivos, como pen-drives, CDs, DVDs e Hds externos.
Com o Dropbox, além da ferramenta online você também pode usá-lo off-line, quando estiver sem conexão de internet. Para isto basta instalar o aplicativo em todos os equipamentos que você usa (computador, notebook, tablet e smartphone) e sincronizar os arquivos de forma que estejam disponíveis em qualquer dispositivo, como se estivesse online.

-WeTransfer
O WeTransfer é um serviço online de transferência de arquivos que permite o envio de até 2 GB de forma simples e intuitiva. Para utilizá-lo não é preciso criar conta no site ou inserir dados pessoais, basta ter um endereço de e-mail válido, o item a ser enviado, e o e-mail do destinatário.

-Google Drive
É considerada uma excelente ferramenta de compartilhamento de arquivos que usa o conceito de computação em nuvem de computadores. É possível compartilhar arquivos de texto, planilhas de dados, apresentações e até mesmo questionários ou formulários que você mesmo pode criar.
Outra vantagem é que pode-se editar os documentos e planilhas de forma colaborativa, ou seja, todas as pessoas envolvidas poderão alterar o mesmo arquivo, online e em tempo real.

Em suma, a transformação digital criou infinitas novas possiblidades para as gestões de relacionamento com a sua equipe e também com os seus clientes. Todos os segmentos tiveram que se reinventar para esse momento que vivemos, por isso, é preciso unir tecnologia, metodologia e estratégia. Inclusive, alguns setores da indústria estão fadados ao fracasso se não se adaptarem rapidamente a essa nova realidade.
E aí, vai botar em prática com as suas demandas? Conta pra gente como vocês estão se adaptando ao trabalho home office!

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